ライフハック

【全体像を把握することの重要性】定期的に仕事の棚卸をして効率化を図ろう

全体像を把握

日々忙しい会社員の方は、目の前の仕事についつい追われがちになりますが、全体像を把握して動くことは非常に重要なことです。

長期にわたり同じ業務に携わっていると、自分が今何をしないといけないか、次に何をするべきかが無意識のうちに分かり、先回りして行動をすることができるようになります。

そういう意味では経験を重ねることは、業務効率の観点からも重要なことです。

しかしながら、全体像を把握しないまま、経験ばかり積むと変化に対応できない「老害」になってしまう可能性があります。

今回は、仕事の全体像を把握して働くことの重要性について考えてみました。

仕事の棚卸の重要性

毎日忙しく仕事に追われていて、棚卸をしている余裕があるんだったら、まずは目の前の仕事をさばいていかないと一日の業務が終わらない。

そんなことはあるかもしれませんが、目の前にある仕事のすべてが成果を上げることに対して本当に必要なことなのでしょうか?

行き当たりばったりの仕事をしていると、楽になるどころか忙しくなる一方です。

業務中に行っていることを一度、すべて書きだし、それぞれの項目は業務全体から見た時にその部分に該当するのか?果たして本当に必要なのか?時間に対して見合った成果を得ることができるのか?について考えてみてください。

おそらく、重要でないのに無駄な時間を割いていることもあるかもしれません。

全ての仕事を100%を目指してやっていると、終わりが見えません。

本当に重要なことは別として、多くの仕事は70点をとれれば合格です。

70点の仕事
【70点の仕事のすすめ】前向きな妥協は全体の効率化につながる 仕事でも家事でも、思い入れが強いことに対しては、ついつい完璧を目指してしまいがちです。 時間をかけて一つのことを極める職人的な仕事もあ...

もし成果に結びつかないような内容の業務であれば、70点以下でもいいと思いますし、中途半端にやるくらいなら、いっそのことやめてしまってもいいかもしれません。

新しいやり方を採用するのであれば、同時に旧式のやり方は捨てなければいけません。

捨てるという選択であれば、効率が上がるのであれば、どんどん捨ててしまいましょう。

一度森に迷い込んでしまっては抜け出すのが大変

森に迷い込んだら抜け出すことが大変であるのと同じように、仕事も目的やゴールが定まらないと終わりが見えません。

「気を見て森を見ず」ということわざの通り、全体像を捉えず目の前のことで精一杯になっていませんか?

仕事を始める前に、これから行うタスクには、どのような狙いがあり、どのような成果が期待できるかを明確にしておけば方向性がずれた時にもすぐに修正することができます。

また、仕事のゴールが決まっていれば、最初に考えていた方法がとれなかったとしても、それに替わる方法を使うことで前に進むことができるはずです。

地図があれば次にどこを目指して進めばいいのかがわかるように、仕事においても全体像を捉え、目指すべきところを明確にしておけば、余計なタスクに追われることはなくなるかもしれません。

当たり前は日々変わっていることを理解する

世の中の常識は、日々変化しています。

1日1日だと、その変化はわかりづらいですが、1年前5年前10年前と長いスパンで見てみると一目瞭然だと思います。

変化が起こるたびに、最良の策は変わってくる可能性があるので、期の節目で棚卸をする習慣を作りようにしたいものです。

長年このやり方で成果を出してきたから大丈夫!という考えだと、気が付いたときには一人取り残されているという羽目になっていまうかもしれません。

当たり前が変わっていくという前提であれば、柔軟にな気持ちで仕事の棚卸ができるはずです。

当然のように行っているその一つ一つの業務が、見直しの対象なのかもしれません。