ライフハック

【レスポンスが早いと信頼が上がる】仕事を早くする3ステップとタスク整理の重要性

レスポンスが早い

年度末でお忙しい方も多いかと思いますが、2018年度も終わりが見えてきました。

期の節目など、何かのタイミングで自分自身の仕事について振り返りをしたいものです。

私自身は仕事柄、仕入先企業や販売先企業とのやり取りが毎日起こるので、仕入先企業の対応に感心したりイライラしたことを、販売先への対応に反映ようにしております。

特に重きを置いているするポイントは何といっても「レスポンス」の早さです。

仕事のできる人の特徴で「レスポンスが早い人」という項目はよく見かけますが、どのような良いことがあるのでしょうか。

また、レスポンスを早くするために、日頃から心がけておきたいことをまとめてみました。

なぜレスポンスが早いだけで信頼されるのか

人は状況が把握できないことに対して、不安やストレスを感じる生き物です。

レスポンス速度を上げることで、顧客のストレスを軽減してあげることができます。

また、レスポンスを待つ側の立場で考えると、早く対応してもらえる=それだけ大切にしてもらえている。という気持ちになるのではないでしょうか。

大切にしてもらえているという感情は信頼を生みます。

信頼をしてもらうことで、競争をなくすことができます。

【信頼は競争を無くす】信頼できる人物になるために 当然のことではありますが、仕事において信頼関係を作ることは非常に大切なことです。 取引先様との信頼関係はもちろんですし、社内の上司・部...

信頼関係を作る要素は様々ありますが、レスポンスが早い=相手のことを大切に思うという気持ちは、信頼を勝ち得るためには欠かせない要素です。

機械的な即レスは意味がない

ある日、仕入先企業の一社がに見積もり依頼をする度に、確認した旨とわかり次第回答をする旨を全ての依頼メールに返信を入れてくるようになりました。

はじめは、レスポンスを意識した良い取り組みだと少し関心をしたのですが、どの依頼に対して同じ反応が続くと、少しイラっとしたことを覚えています。

すぐにできるような依頼に対しても、機械的なメール(辞書登録)を返してくる姿には、スマートさもなければ愛もない、そしてやらされてるだけで自身の考えは何もないのだと、少し憐みの気持ちさえ持ってしました。

即レスの重要性はゆるぎない事実ではありますが、レスポンスの内容にも気を使わないと逆効果にもなります。

相手は人間なので、どんなにレスポンスが早くても緊急だと遅いと思われるし、逆に遅くても人によっては早いと感じられるかもしれません。

相手がいて初めて評価が決まるので、相手のことを考えない機械的な即レスに意味はないと認識していたほうがいいでしょう。

仕事を早くするための3つのステップ

では、どうすれば仕事のスピードを上げることができるでしょうか。

①全体像を把握する ⇒ ②優先順位をつける ⇒ ③無駄を排除し回転を上げる

私は、この3つのフローを高速で回すよう意識しています。

まずは全体像を把握して、何をしないといけないのかを明確にしておかないと、なんとなく忙しいという気持ちになるはずです。

そして何をしないといけないかが明確になったら、本当に重要なことは何なのかの優先順位を決め、最大の成果を出すための判断を即座にしましょう。

優先順位が決まったらあとは、行動のみ。環境によりけりですが、アウトソースするなどして無駄な時間を排除することで、回転をどんどんあげましょう。

この3つのステップを次から次に回すことで、仕事は確実に早くなります。

同じことの繰り返しだけでないく、時間が作れるようになったら、新しい知識や情報を入れて、どんどん仕事に反映させていくことも忘れずに。

タスクが整理されることで自身のストレス軽減にもなる

前述しましたが、人は状況が把握できないことに不安やストレスを感じます。

常にタスクを整理しておき、何をしないといけないかを明確にしておくことで、余計なストレスを感じずに済みます。

同じ仕事をして同じ成果を出すのであれば、自身への負担をは少ない方が良いに違いありません。

同じ物事でも、感じ方や考え方で印象が変わっていきます。

自分自身・相手、双方が気持ちよく仕事を進めるためにも、タスク整理をしてレスポンス早くすることに意識をするようにしましょう。

レスポンスを上げることで、仕事ができる人と思われ、人に頼ってもらえるような人物を目指して私も走り続けたいと思います。