会社勤めの人が避けて通れないことのひとつに会社の飲み会があると思います。
新年会や忘年会を始め、期の節目ごとに飲み会をする会社も多いでしょう。
会社の飲み会が面倒くさいと思う若者が増えて来ていますが、その最たるは「幹事に任命されること」ではないでしょうか。
今回は、飲み会の「幹事の心得」と「幹事のやることリスト」についてまとめてみました。
幹事の心得
はじめて幹事をするのであれば、何かと不安に感じることも多いかと思います。
幹事のやることは次項に回すとして、まずは３つの心得を持つようにしてほしいです。
- 心得① どうせやるなら前向きに！
- 心得② 備えあれば憂いなし！
- 心得③ 助けてくれる人を作っておく！
心得① どうせやるなら前向きに！
幹事に任命された時どのように感じるでしょうか？嫌とまではいかないまでも面倒だと感じかと思います。
しかし「やる！」ということが決まった限り、ネガティブな思いを持っていても前には進みません。
大変でな反面、幹事をすることを通して仕事に必要なことがたくさん学べることも事実です。
学びの気持ちともって幹事業に臨めば、周りからも一目置かれる存在になれるかもしれません。
心得② 備えあれば憂いなし！
幹事がやることは様々ありますが、準備さえしっかりできていれば心配はありません。
ちなみにここでいう「備え」とは、ただ単に準備をするということだけでなく、当日に起こることを想像して先回りして考えておくということです。
先回りして考えておくことにより、不安要素を潰すことが出来ますし、自分自身が当日とるべき行動もイメージすることが出来ます。
準備の重要性はどのようなシチュエーションでも唱えることができます。
心得③ 助けてくれる人を作っておく！
幹事をやるとなった時に、「よし、完璧にこなしてやる」と考える人はチョット待った！
完璧主義者の注意点は自分で全部やるべきだと思い込んでしまうことです。
飲み会の規模にもよりますが、何かあった時に助けてくれる人を作っておくことはしておきましょう。
準備の段階で相談しておくことで、周りの力を借りやすい状況を意識的に作っておくようにしましょう。
幹事のやることリスト
準備編
日時の決定
まずは日取りを決める必要があります。
会社の飲み会であれば、日時を指定されるケースがほとんどなので苦労はしないかと思います。
しかし、１からの企画を任され、日時の指定が無い場合は周囲のスケジュールの確認しないといけないのでより大変です。
その場合は、役職上位者に候補日を２〜３程度出して、絞り込むのが良いでしょう。
参加者の確認
参加対象者に飲み会をする旨と日時を伝え、参加の可否を確認をとる必要があります。
全員が全員参加に対して積極的な訳ではないと思いますし、回答を濁されるケースもあると思います。
いつまでに回答をしてほしいという期日を設けることも忘れてはいけません。
期日を予め設けておくことで、回答の再側臥しやすくなり、先に進めやすくなります。
会場の決定・予約
会場を決める際は、会社から遠くない予算にあった場所をチョイスするのが好まれるでしょう。
忘年会・新年会シーズンの場合、予約が難しくなる店が多くなるので早めの予約がおすすめです。
また、規模の大きい会場も同様に、利用できる店が限られてくるので早めの予約を心掛けましょう。
店の従業員と予め関係性を作っておけば、当日スムーズに運べるので予め利用するのも良いでしょう。
案内の連絡をする
店と日時が正式に決まったら、参加対象者に連絡を入れるようしましょう。
店の場所が載っているURLや予約したコースの詳細等もつけておくと、参加者にとって親切ですね。
その他、聞かれそうな質問に対しての回答も文面に入れておくことで、余計な手間が省かれスムーズにことが運ぶはずです。
２次会の候補のリサーチ
飲み会当日に出てくることとして、宴会後の２次会です。
「２次会いくぞ〜」となってから店を決めていては、ぐだぐだしてしまいますので、予め周辺の店をリサーチしておきましょう。
今はスマホですぐに調べられますが、予め連絡先等は確認しておくとより安心です。
当日編
会場への案内
予め案内をしているので、参加者はそのつもりで仕事を終えるはずですが、宴会スタートの時間と店までの距離を逆算して、店へ向かう準備をするように声掛けをしましょう。
予め伝えていたとしても、全員が店の場所を把握している訳ではないと理解しておき、店まで案内役もする必要があります。
大人数の場合は、協力してもらえる人にお願いをして案内をお願いすることでトラブル無くスタートできるはずです。
司会進行
準備だけでなく、当日の司会進行をするのも幹事の役割です。
挨拶や乾杯の音頭等をとってもらう人には、予めお願いしておくようにしましょう。
催し物がある場合は、周囲との連携をとりながら声掛けをしていく必要があります。
参加人数が増えれば増えるほど、進行役の腕が試されます。
時間管理と店とのパイプ役
開始の時間・終わりの時間など時間管理もするようにしましょう。
繁忙期の宴会の場合、食べ物や飲み物が出てこないということは、必ず発生するということを理解しておきましょう。
飲み物が出てくるスピード等を見て、注文を入れておく等周囲への気配りも忘れてはいけません。
大変だけど学べることも多い
飲み会の幹事を任されると、正直面倒に感じるかもしれません。
しかしながら、準備や当日の進行・周囲への気配りなど仕事に生かせることは数多く存在します。
若手のうちは勝手がわからず苦戦することは多いと思いますし、失敗も多いともいますが、そこから学んでいくものです。
幹事業をしっかりこなせる人は、仕事においても信頼のおける人だと言えるでしょう。
幹事をやりきって、周囲から一目置かれる存在を目指しましょう！
